Diverse Anleitungen Man, Reg

Protokolldatum

Einrichten eines neuen Protokolls Das Protokolldatum wird beim Erstellen des neuen Protokolls automatisch in die Textmarken eingefügt, wobei diese als Textmarken erhalten bleiben:

[Datum] = Standarddatum, mit dem weiter gerechnet wird Ungerade Nummern: [Datum1], [Datum3], [Datum5] = Datum im Kurzformat Gerade Nummern: [Datum2], [Datum4], [Datum6] = Datum im Langformatformat

In der Ini-Datei kann das Format der Daten eingestellt werden: [Optionen] Datum=welsch: Standarddatum wie 3-05-2008 (Format "d-mm-yyyy") Kurzdatum: gleich

Datum=numerisch: Standarddatum wie 03.05.2008 (Format "dd.mm.yyyy") Kurzdatum: gleich

Kein Eintrag (Standardfall): Standarddatum wie 3. Mai 2008 (Format "d. mmmm yyyy") Kurzdatum wie 03.05.2008 (Format "dd.mm.yyyy")

Das Langformat ist in allen Fällen wie 3. Mai 2008 (Format "d. mmmm yyyy")

Ändern des Datums im vorhandenen Protokoll Wird unter Dienste / Nummerierung ein neues Protokolldatum eingegeben, und ist dies anders als in der Textmarke [Datum], so wird das neue Datum in alle Datumstextmarken eingesetzt, wobei die Formatangabe in der Ini-Datei eingehalten wird. Auch die Textmarke Wochentag wird aktualisiert.

Pendenzen automatisch aus dem Protokoll übernehmen

Man will das Protokoll mehr als Arbeitsinstrument nutzen. Dazu sollen bei den Geschäften Zuständige (Ressorts) mit Terminen eingetragen und diese dann automatisch in die Pendenzverwaltung übernommen werden. Als Geschäfte für die Pendenzverwaltung können auch Untertitel verwendet werden Die Traktandenzeilen bekommen fünf Spalten.

Beispiel: Satzbreite=17 TraSpalten=1.2;11.3;0.4;2.2;1.9 RegSpalten=0;12.9;2.2;1.9

So passen Register- und Traktandenspalten optisch zusammen. Die Traktandenspalten werden übrigens auch für Untertitel übernommen. In die Spalten 4 und 5 können Ressort und Datum eingetragen werden, und zwar bei Traktanden und Untertiteln. Ist Spalte4=ja, dann werden die Ressorts bei Traktanden nach tGeschäft in die DB eingetragen. Nach ihnen kann gesucht werden. Ist ausserdem [Traktandenliste] / Zuständig <> "" und ist dieser Eintrag höchsten 3 Stellen lang (ProMan), dann werden die Zuständigen aus Spalte 4 in die Traktandenliste übernommen.

Ist Spalte4="", dann werden wenn ausserdem [Traktandenliste] / Zuständig <> "" und ist dieser Eintrag höchsten 3 Stellen lang (ProMan), dann werden die Geschäftsnummern aus Spalte 3 in die Traktandenliste übernommen.

Mit dem Kommando "Pendenzen automatisch übernehmen" (Sub Automatik() im Modul Pend) werden die Geschäfte (Traktanden und Untertitel) als Pendenzen mit Typ "A" in die DB eingetragen. Dabei werden frühere Pendenzen Typ "A" zu diesem Protokoll vorher gelöscht, so dass der aktuelle Zustand bei der Übernahme in die DB kommt.

Zeit und Ort ins Protokoll eintragen und in die Einladung übernehmen

In der Ini-Datei wird eingetragen [Optionen] / ZeitOrt=ja

Dann erscheint ein erweitertes Fenster "Neues Protokoll", in dem man die Zeit als z.B. "20.15" und den Ort als Z.B. "Sitzungszimmer 204" eintragen kann. Diese Werte werden beim Kommando Word starten zunächst in die Datenbank und dann in die in Protokoll.dot vorhandenen Textmarken "Zeit" und "Ort" eingetragen, wenn diese vorhanden sind. Wenn sie nicht vorhanden sind, gibt es keine Warnung. Es passiert einfach nichts.

Beim nächsten Aufruf "Neues Protokoll" erscheinen die früheren Eingaben von Zeit und Ort wieder als Voreinstellung, so dass nur etwas eingetragen werden muss, wenn es anders ist als beim vorigen Mal. Wenn es in der Einladung die gleichen Textmarken gibt, dann werden die Werte aus dem Protokoll in diese übernommen.

Gremien

Allgemein mit Automatik

Im Programmordner werden beim Programmstart die Ini-Dateien nacheinander aufgerufen. Wenn der aktuelle Anwender die zu einem Gremium passende ProRegDaten.mdb öffnen kann, wird der Name des Gremiums in die Tabelle tGremien geschrieben. Die Tabelle enthält dann alle Gremien, auf die der Anwender zugreifen kann.

In der Kommandozeile wird mit dem Kommando "Gremien" das Formular fGremien aufgerufen. Dieses stellt die Gremiennamen aus der Tabelle tGremien dar. Ruft das Kommando "Gremien" das Formular fGremienmSort auf, so werden die Gremiennamen alphabetisch sortiert dargestellt.

Durch Klick auf einen Gremiumnamen wird dieses zum aktuellen Gremium, und es passiert folgendes:

1. Die Ini-Datei des Gremiums wird nach ProReg.ini bzw ProMan.ini kopiert. Damit enthält diese Ini-Datei alle Parameter des aktuellen Gremiums.

2. Es wird die Programmmaske des aktuellen Gremiums aufgerufen. Im Normalfall wird das Formular fGR aufgerufen, das sich dann selbst mit dem Namen des Gremiums aus der Ini-Datei ergänzt. Vom Normalfall wird abgewichen, wenn es ein komplettes Formular fGRi für das aktuelle Gremium i gibt. Dann wird dieses aufgerufen.

Statt einer individellen Programmmaske fGRi kann man verschiedene Kopien von fGR z.B. fGR10 und GR20 mit verschiedenen Logos usw. erstellen und diese dann in den Ini-Dateien den verschiedenen Gremien unter [Gremium] / Titelblatt=fGR10 oder fGR20 zuordnen.

Spezialfall mehrere Gremiumaufrufe

Einige grössere Schulinstallationen haben sehr viele Gremien, die man am besten in mehreren Gruppen darstellt und dort aufrufen kann. In diesem Fall funktioniert die automatische Sammlung der Gremiennamen in tGremien nicht. Es werden verschiedene Tabellen tGremienA, tGremienB, ... für die Gruppen eingerichtet und diese manuell mit den Namen der jeweiligen Gremien gefüllt.

Statt des Kommandos "Gremien" werden mehrere Kommandos wie "Primarschule" und "Sekundarschule" eingerichtet, die ihrerseits die Formulare fGremienA, fGremienB usw. aufrufen. Diese Formulare sind mit den Tabellen tGremienA und tGremienB verbunden. So zeigen die Kommandos jeweils die Gremien der aufgerufenen Gruppe.

Ganz schön wird die Sache, wenn im Formular fGremienxy unter Eigenschaften / Bezeichnung der Name der Gruppe eingetragen wird.

Vorgehen beim Einrichten:

1. Namen der Gremien in die Gruppentabellen tGremienA, tGremienB eintragen.

2. Bezeichnung der Gruppe unter Eigenschaften / Bezeichnung der Formulare fGremienA, fGremienB eintragen

3. Kommandos zum Aufruf der Formulare einrichten.

4. Formular fGR anpassen.

Vorgehen beim Update:

Wenn zum ersten Mal, wie bei Einrichten. Sonst:

1. tGremienA, tGremienB sowie fGremienA und fGremienB und schliesslich fGR aus Vorversion kopieren.

2. Kommandos zum Aufruf der Formulare einrichten.

Der Ablauf beim Aufruf eines Gremiums ist wie oben beschrieben.

Traktandennummern

Normalerweise werden die Traktanden eines Protokolls von 1 beginnend fortlaufend nummeriert. Will man die Nummerierung in allen Protokollen des Gremiums bei 0 oder einer anderen Zahl beginnen, so gibt man das in der Ini-Datei an:

[Optionen] TraktStart=0 oder eine beliebige Zahl

Mit TraktStart=fortlaufend

Stellt man die fortlaufende Nummerierung ein. Das bedeutet, dass die Traktanden in den Protokollen durchgehend nummeriert werden. Wenn innerhalb eines Protokolls die erste Traktandenummer = 0 ist, dann wird sie aus der Datenbank mit der nächsten TraktNr (aus tAllgemein) ersetzt. Von dieser ausgehend werden dann die Traktanden das Protokolls fortlaufend nummeriert.

Will man die Nummerierung bei einer anderen Nummer beginnen lassen, korrigiert man entweder die Erste TraktNr direkt im Protokoll oder man gibt diese unter Dienst / Nächste Nummer als "Nächste Geschäftsnummer" ein. Im Falle TraktStart=fortlaufend erscheint die nächste TraktNr im Feld "Nächste Geschäftsnummer". Das ist vernünftig, weil Leute, die mit fortlaufender TraktNummerierung arbeiten, diese Geschäftsnummer nennen.

Dann sind Traktandennummern in der Vorlage alle 0, damit die Nummern fortlaufend aus der DB eingesetzt werden.

Mit TraktNummern=fix

Werden die Traktandennummern im Protokoll nicht verändert. Das kann bei ProMan nützlich sein, wenn man eine feste Liste von Traktanden hat, im Protkoll aber nicht immer alle aufführen will. Man löscht die nicht gewünschten, und die Nummern der verbleibenden werden nicht geändert.

ProReg Registernummer in Spalte 1 und Registertitel in Spalte 2

In Nürensdorf wurde verlangt, dass die Registernummer vorn in Spalte 1 steht. Das wird über die Ini-Datei [Optionen] / RegNr=Sp1 erreicht. Das klappt beim Protokoll und beim Protokollauszug. Im Protokoll wird die Registernummerwegen der Übersichtlichkeit links in den Randbereich gesetzt: [Optionen] / RegSpalten= -1.5;16;0.5 Die negative Breite wird als Einzug gewertet, sodass die Spalte 1 exakt nach links in den Rand steht.

Bei der Traktandenliste und bei der Einladung sind die Traktanden- und Registernummern nicht auseinander zu halten. Deshalb Hier Nur Traktanden wählen.

Alte Einzelgeschäfte

Bisher wurden Einzelgeschäfte, die in ein Protokoll eingefügt wurden, im Ordner "Pendenzen" gelassen und umbenannt mit einem X davor, also das Einzelgeschäft

"25.doc" wurde umbenannt in "X25.doc". Wollte man ein altes Einzelgeschäft noch einmal benutzen, musste man im Explorer den Ordner "Pendenzen" suchen und in ihm das Geschäft von Hand öffnen. Für ein erneutes Speichern musste dann noch die Pendenznummer "Pxy" in der Titelzeile gelöscht werden.

Jetzt werden eingefügte Einzelgeschäfte in den Ordner "AlteEinzelgeschäfte" verschoben. Sein Ablageort kann in der Ini-Datei unter [Pfade] / AlteEinzelgeschäfte=" festgelegt werden. Gibt es keinen solchen Eintrag, dann wird der Ordner im Datenpfad angelegt,also

Wenn Daten="….\ProReg\Gemeinderat\". Dann wird der Ordner "….\ProReg\Gemeinderat\AlteEinzelgeschäfte\" angelegt

Im Programm können die alten Einzelgeschäft über "Pendenzen / Alte Einzelgeschäfte" aufgerufen werden. Sie erscheinen dann in einer Liste mit Protokollnummer und Traktandum. Hier können sie aufgerufen und neu benutzt oder gelöscht (auch mehrere auf einmal) werden.

Höhe der Leerzeile vor Titelzeile

Die Höhe der Leerzeile vor einer Register- , Traktanden- oder Themenzeile kann über die Ini-Datei

[Optionen] / Leerzeile=i (i = ganze Zahl, Höhe der Zeile in Punkt) gesteuert werden.

Hierdurch kann insbesondere der Abstand zwischen den Titelzeilen verringert werden.

Beschlussregister

Es wurde eine allgemeine, gegenüber der Installation in Kreuzlingen vereinfachte Form des Beschlussregisters realisiert.

Im Protokoll wird irgendwo nach einem Traktandentitel (in ProMan Thementitel) mit dem Kommando Extras / Beschluss (Ctrl-Alt-B) die Datei Beschluss.dot aus dem Ordner Vorlagen eingefügt:

Die Behörde beschliesst:

Diese Tabelle enthält folgende Formate:

1. Zeile Format Beschluss
2. Zeile Format Beschlusstext
3. Zeile Format Schlagworte

Diese Formate sollten nicht verändert werden. Der Text in der ersten Zeile kann beliebig geändert werden.

Für Anpassungen kann die Datei über Dienste / Vorlagen und Listen aufgerufen werden.

Anwendung:

In die zweite Zeile wird der Beschlusstext geschrieben. In der dritten Zeile können Schlagwörter wie Budget, Geld, Planung etc (jeweils getrennt durch ", " – Komma und Leerzeichen). Diese Zeile kann leer bleiben oder ganz wegfallen.

Die Schlagwörter können im Prinzip "von Hand" eingetragen werden. Viel besser und sicherer ist, sie aus der Schlagwortliste zu übernehmen. Dazu wird die Schlagwortverwaltung über Kommando Extras / Schlagworte (Ctrl-Alt-S) aufgerufen.

Im Beschlussregister werden die Beschlüsse nach den Schlagwörtern sortiert zusammengestellt. Ein Eintrag enthält das Schlagwort (auch leer), Das Traktandum (den Titel), den Beschlusstext, sowie Protokollnummer, Traktandennummer und Seite.

Die Beschlüsse werden in der Tabelle tBeschluss und die Schlagwörter in tSchlagwort gespeichert:

tBeschluss

• BeschlussID (Auto)
• GeschID (Zahl)
• Beschluss1 (Text, 255)
• Beschluss2 (Text, 255)

tSchlagwort

• GeschID (Zahl)
• BeschlussID (Zahl)
• Schlagwort (Text, 255)

Alternative Vorlagen

Zum Standard-Umfang gehören u.a. die Vorlagen Protokoll.dot, Einzelgeschäft.dot, ProtAuszug.dot und Einladung.dot Diese liegen im Ordner Vorlagen.

Will man alternative Vorlagen anbieten, so speichert man diese in den Ordnern

• VorlagenProtokoll
• VorlagenEinzelgeschäft
• VorlagenProtAuszug
• VorlagenEinladung

die selbst wieder im Ordner Vorlagen liegen. Wenn in einem dieser alternativen Vorlagenordner eine oder mehrere vorhanden sind, werden diese aufgerufen und eine Vorlage im normalen Vorlageordner ignoriert.

Die Einladung ist kein Sonderfall. Die einmal installierte, aber nirgens gebrauchte EinladungTyp2.dot, gibt es nicht mehr.

In der Ini-Datei gibt es dafür unter [Einladung] für Einladung.dot die Parameter:

• RegSpalten=
• TraSpalten=
• RegHöhe=
• TraHöhe=

Diese Parameter gelten für eine normale Einladung mit einzelnen Register- und Traktandenzeilen.

Eine Besonderheit ist die Einladung als Tabelle. Wenn in der Vorlage eine Tabelle z.B. mit Überschriften liegt und die Textmarke "TextPos", bei der normalerweise die Register- und Traktandenzeilen eingetragen werden, innerhalb dieser Tabellenzeile liegt, dann wird diese Tabelle fortgesetzt und die Register- und Traktandenzeilen in die Spalten der Tabelle eingetragen. Beispiel in der Demo-Version im Gemeinderat.

(Im ProMan gibt es nur die Traktandenparameter. Diese werden auch auf die Registerzeilen angewendet.)

Protokollmanager mit Registerplan

Der Registerplan wird in Protokollen benutzt, um die Geschäfte nach dem gleichen Prinzip zu ordnen wie Akten.

Obwohl der Registerplan vor allem zur Arbeit in isys-Protokollregister vorgesehen ist, gibt es Anwendungen, in denen die Struktur des Protokolls nur mit Traktanden und Themen erreicht werden kann, die aber auch einen Registerplan zur Ordnung ihrer Geschäfte einsetzen wollen.

In diesen Anwendungen werden die Traktanden und/oder Themen mit Signaturen (Registernummern) aus einem Registerplan versehen.

Einträge in der ini-Datei unter [Optionen]

Für die Arbeit im Protokoll:

GeschNummer und Spalte4 keine Einträge - alle bestehenden mit "rem"

Für die Register:

MitRegisterplan=ja.

Im Protokoll wird die Schreibmarke auf eine Leerzeile unter einem Traktandum oder unter einem Thema gestellt und wie in isys-Protokollregister ein Suchwort für den Registerplan geschrieben. Mit dem Kommando Registerplan wird dieser aufgerufen und dort das gefundene Suchwort gezeigt. Wurde es nicht gefunden, steht der Registerplan am Anfang. Der Registerplan kann auch weiter durchsucht werden usw. Die gewünschte Registerzeile wird angeklickt und mit dem Kommando Übernehmen in das Protokoll übernommen. Im Unterschied zu isys-Protokollregister wird hier aber nur die Signatur übernommen und bei Traktanden in die 4. und bei Themen in die 3. Spalte eingetragen - ähnlich wie die Geschäftsnummern, die jetzt eben nicht benutzt werden.

In der Datenbank werden die Signaturen wie die Geschäftsnummern behandelt. Es kann so auch nach ihnen gesucht werden.

Durch den ini-Eintrag MitRegisterplan=ja werden andere Register erstellt.

Mit dem Kommando Jahres- bzw Zeitraum-Verzeichnis erhält man ein Register, in dem alle Traktanden und Themen in alphabetischer Reihenfolge ihren Signaturen zugeordnet werden.

Mit dem Kommando Jahres- bzw Zeitraum-Traktanden erhält man ein Register, in dem zu den Themen auch noch ihre Traktanden erscheinen.

Welches dieser Register geeigneter ist, kann die Anwendung entscheiden.

Erste und letzte Seiten- und Geschäftsnummern im Protokoll

Man kann in einem Protokoll z.B. vorn im Kopf einen Eintrag wie diesen machen:

Das Protokoll umfasst die Seiten 25 bis 38.

Es enthält die Geschäfte von Nr. 27 bis 35.

Wenn man folgende Textmarken einbaut, setzt das Programm beim Speichern die entsprechenden Zahlen ein:

• [ErstSNr] erste Seitennummer
• [LetztSNr] letzte Seitennummer

• [ErstGNr] erste Geschäftsnummer
• [LetztGNr] letzte Geschäftsnummer.

Die Existenz dieser Textmarken genügt für Ihre Aktualisierung beim Speichern. Es sind keine Ini-Einträge o.ä. nötig.

Achtung: Bei Textmarken ist Gross/Kleischreibung zu beachten!

Zuständige im Protokoll

Die Eingabe und Verwaltung zuständiger Personen im Protokoll ist z.Z. etwas undurchsichtig.

Hier zunächst eine Beschreibung für den Protokollmanager.

Spaltenbreiten im Protokoll, in der Traktandenliste und in der Einladung

HK 18.8.2011

Diese Breiten und die Behandlung der Spalteninhalte werden in der Ini-Datei gesteuert.

Im Protokoll

Unter [Optionen] werden die Breiten von maximal 6 Spalten für Register- und Traktandenzeilen festgelegt:

  RegSpalten=8.2;2;2;1.5  (maximal 6 Spalten)
  TraSpalten=1.2;9;2;1.5;1  (maximal 6 Spalten)

In der Traktandenliste und in der Einladung

Unter [Traktandenliste] bzw.[Einladung] werden maximal 10 Spalten für Register- und Traktandenzeilen festgelegt:

  RegSpalten=8.2;2;2;1.5  (maximal 10 Spalten)
  TraSpalten=1.2;9;2;1.5;1  (maximal 10 Spalten)

Zusätzlich wird festgelegt, welche Spalteninhalte wohin kopiert werden sollen:

Allgemein: RegSpalteX=ProtSpY[R]/[Z] - ProtokollSpalte y nach Registerspalte x, optional Ablage R = rechtsbündig oder Z = zentriert

Beispiele:

RegSpalte3=ProtSp4 - In der Registerzeile soll die Spalte 4 im Protokoll in die Spalte 3 in TraktListe oder Einladung kopiert werden.

TraSpalte4=ProtSp5Z - In der Traktandenzeile soll die Spalte 5 aus dem Protokoll in die Spalte 4 in TraktListe oder Einladung kopiert und dort zentriert werden.

Anmerkung

Die Spalten 1 und 2 werden automatisch kopiert (auch wenn zu ihnen keine Angaben gemacht werden).
Soll eine dieser Spalten leer bleiben, dann erreicht man das mit dem Eintrag z.B. TraSpalte1=0

Zuständige in ProMan

Man kann im Protokoll bei den Traktanden und Themen in der vierten bzw. dritten Spalte statt der Geschäftsnummer zuständige Personen mit Namen oder Kürzeln eintragen.

Dazu sollten folgende Ini-Einträge gemacht werden:

[Optionen] / GeschNummer=nein

[Optionen] / Spalte4=Ressort

Dann werden die Zuständigen in die Datenbank übernommen und erscheinen bei den Geschäften als Ressort. Nach ihnen kann unter "Geschäft suchen" gesucht werden.

[Traktandenliste] / MitGeschNr=nein

Die Zustzändigen kommen auch nicht in die Traktandenliste. Sonst ja.

[Einladung] / MitGeschNr=nein

Die Zuständigen kommen nicht in die Einladung. Sonst ja.

[Protokollauszug] / GeschNr=nein

Die Zuständigen kommen nicht in den Protokollauszug. Sonst ja.

Protokoll-Pflege

Die Datei ProtokollPflege.dot enthält zwei Routinen für ganz spezielle Dienste zum Umbenennen von Protokolldateien und zum Verschieben von Protokollen in Jahrgangs- oder Zeitraum-Ordner.

Das Programm wird in den Programm-Ordner kopiert und dort per Doppelklick gestartet. Es fragt zunächst, ob Protokolle umbenannt werden sollen. Wenn ja: siehe unten. Wenn nein wird gefragt, ob Protokolle in Jahrordner verschoben werden sollen. Wenn ja: siehe unten. Wenn nein: "Dann eben nicht!"

1. Protokolle umbenennen

Hin und wieder soll in einer Installation ein Gremium umbenannt werden. Dann nennt man es in der Ini-Datei um und gibt eventuell auch dem Gremium-Ordner einen neuen Namen. Will man auch die bestehenden Protokolldateien umbenennen, benutzt man diese Routine. Sie fragt die Nummer des Gremiums ab. Dann sieht sie in der Ini-Datei nach, wie das Gremium heisst und lässt dies bestätigen.

Dann sieht es in der Ini-datei nach, wie dort der Kurzname für das Gremium ist. Wenn dies noch der Name der vorhandenen Protokolle ist, bestätigt man dies. Stimmt der Kurzname in der Ini-Datei nicht (mehr) mit dem der Protokolle überein, gibt man den Kurznamen der Protokolle hier ein. Anschliessend nennt man den Kurznamen, in den die Protokolle umbenannt werden sollen. Und los geht's.

Am Ende kommt die Meldung: Die Protokolle des Gremiums heissen jetzt: "..."

Dann muss nur noch der Kurzname in der Ini-Datei angepasst werden.

2. Protokolle verschieben

Wenn die entsprechende Frage bejaht wird, werden die Protokolle aller Gremien, die Ini-Dateien im Programmordner haben, in passende Jahr- oder Zeitraum-Ordner verschoben.

Am Ende kommt die Meldung: "Behandelt wurden die Gremien GR1, ..."

Dann muss in allen Ini-Dateien die Zeile "JahrOrdner=ja" unter [Optionen] eingefügt werden.

Word 2010 Sicherheitseinstellungen

Datei:Speicherort Sicherheitscenter.jpg

Datei:Vertrauenswuerdig Sicherheitscenter.jpg

Datei:ActiveX Sicherheitscenter.jpg

Datei:Makro Sicherheitscenter.jpg

Datei:Geschuetze Ansicht Sicherheitscenter1.jpg

Datei:Statusleiste Sicherheitscenter.jpg

Datei:Zugriffsschutz Sicherheitscenter.jpg

Datei:Datenschutz Sicherheitscenter1.jpg

Datei:Dokumentpruefung Sicherheitscenter1.jpg

Umstellen auf Access 2010 64 Bit

In Access 2010 gibt es eine 32 und eine 64 Bit-Version. Die 64 Bit-Version kann grössere Speicherbereiche adressieren, was uns aber nicht weiter interessiert. Wir müssen lediglich eine Anweisungen einigen Stellen (ca. 6 Stück) in ProReg/ProMan.mdb syntaktisch anpassen:

Die Anweisungen "Declare Function ..." oder "Declare Sub ..." müssen geändert werden in:

"Declare Ptrsafe Function ..." und "Declare Ptrsafe Sub ..."

Die Stellen findet man mit "Debuggen", bis Access nicht mehr meckert.

In der Funktion DB_Start() den Aufruf der Funktion Call ExeUpdate auskommentieren, siehe Horgen EK.

Das war in Hendschikon nicht nötig, dort musste ich in der Funktion DB_Start() den Microsoft-Provider ändern in: Conn2.Open "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0; Data Source=" & CurrentProject.FullName

Dumm daran ist nur, dass wir das so geänderte Programm nicht bei uns laufen lassen können, weil die Syntax in unseren Access-Versionen nicht zugelassen wird. Wir können dann auch keine mde-Datei erstellen.

Es muss also draussen per Fernwartung gemacht werden. Nach der Korrektur kann man dann dort eine mde-Datei erstellen, und alles ist gut.

Übrigens: In Access 2010 werden mde-Dateien anders erstellt. Nämlich unter "Datei / Speichern & Veröffentlichen / MDE-Datei erstellen"

Auch in ProReg/ProMan.dot ist eine Anpassung nötig:

Unter "Extras / Verweise" wird der Eintrag "DAO 3.6 Object Library" weggeklickt und stattdessen "Microsoft Office 14.0 Access Database System Object" aufgerufen.

Folgeprotokoll

HK 12.11.2013

Das Folgeprotokoll wurde zunächst speziell für Stuttgart entwickelt und passt sich in die spezielle Protokollstruktur dort an. Mit dem Aufruf Protokoll / Folgeprotokoll wird ein neues Protokoll mit neuer Nummer und neuem Datum eröffnet - jedoch nicht auf Grund der Protokollvorlage. Stattdessen wird das vorangegangene Protokoll einkopiert und darin die Traktanden (Themen) und Text grau eingefärbt. Die Registerzeilen bleiben schwarz. Das Stuttgarter Folgeprotokoll kommt bei [PR_Optionen]/KundenSpezial=wp, sonst die allgemeine Form.

Datenabgleich zwischen lokaler und Netzversion

HK 25.7.2014 - überarbeitet am 22.1.2015

Der Programmordner isys\isys-Protokollregister / Protokollmanager) wird lokal eingerichtet.

Der Ordner ProReg/ProMan mit seinen Unterordnern für die verschiedenen Gremien wird normal im Netz eingerichtet. Die Datenbanken ProRegDaten.mdb werden mit Datenbankdiensten replizierbar gemacht.

Dann wird der gesamte Ordner ProReg/ProMan (ohne den Programmordner) auf ein lokales Laufwerk kopiert.

Im lokalen Programmordner werden Ini-Dateien erstellt: L-GRi.ini sind die lokalen Dateien. Sie enthalten unter [Pfade] die Pfade zum lokalen ProReg/ProMan und unter [Abgleich] die Pfade zu den Ordnern auf dem Netz.

Die normalen GRi.ini sind die Netzwerkdateien.Sie enthalten unter [Pfade] die Pfade zum Netzwerk-ProReg/ProMan und unter [Abgleich] die Pfade zu den lokalen Ordnern. (Die früher benutzten N-GRi.ini werden nicht mehr benötigt).

Beim Programmstart werden, wenn das Netz verfügbar ist, die GRi.ini benutzt. Wenn keine Verbindung zum Netz besteht werden die L-GRi.ini angewendet.

Wenn das Netz verfügbar ist, wird vor dem eigentlichen Programmstart ein Abgleich zwischen lokalen und Netzdaten gemacht. Dabei werden die Datenbanken von ACCESS abgeglichen, die Protokolle und Vorlagen werden per Programm einzeln verglichen und die jeweils jüngere Datei auf die andere kopiert.

Dasselbe geschieht noch einmal, wenn das Programm am Netz beendet wird.

Wenn die Ini-Dateien keine [Abgleich]-Pfade enthalten, wird kein Datenabgleich gemacht. Dann werden auch die Datenbanken nicht replizierbar gemacht. Man kann aber dennoch von Netz- auf Lokalbetrieb umschalten, wenn entsprechende L-GRi.ini vorhanden sind.

Wird das Programm ohne Zugriff zum Netz gestartet (man kann das zum Test simulieren, indem man den Netzordner ProReg/ProMan umbenennt), dann wird direkt mit den lokalen Ordnern gearbeitet.

Der Abgleich der einzelnen Protokolle dauert mit zunehmender Protokollzahl sehr lange (einige bis viele Minuten!).

Beim neuen Abgleichverfahren werden nur noch die Protokolle abgeglichen, die seit dem letzten Abgleich verändert wurden. Dazu werden die Protokolle beim Speichern in die Tabelle tProtokolle4Abgleich der jeweiligen ProRegDaten.mdb eingetragen. Beim Abgleich werden dann nur die Protokolle in diesen Tabellen verglichen und die Tabellen anschliessend gelöscht. Verglichen mit dem alten Verfahren ist das neue sehr schnell.

Es hat aber auch einen Nachteil: Es werden nur die Protokolle abgeglichen, die vom Programm neu gespeichert wurden. Korrekturen direkt mit Word fallen unter den Tisch.

Einrichten des neuen Verfahrens:

1. Tabelle "tProtokolle4Abgleich" mit nur einem Feld "Dateiname, Text(255)" in allen ProRegDaten.mdb einrichten. (Diese Tabelle muss nicht replizierbar sein, d.h. sie kann unabhängig voneinander in die lokale und die Netzversion einkopiert werden.

2. In allen Ini-Dateien unter [PR_Optionen] Datenabgleich=ja eintragen.

3. Aktuelle Lieferversion einsetzen.

Arbeiten mit Projekten und Kommissionen

HK 31.10.2014

Bei der normalen Projektverwaltung werden die Gremien Projekte genannt, aber sonst ganz normal verwaltet.

Wenn es jetzt zu einem Projekt mehrere Kommissionen gibt, dann werden die Kommissionen als Gremien verwaltet, die jeweils einem Projekt zugeordnet sind.

Anwendungsbeispiel:

Projekt1: Neues Schulhaus

Kommissionen: Planungskommission, Finanzkommission, Kontrollkommission

Projekt2: Mehrzweckhalle

Kommissionen: Planungskommission, Finanzkommission, Mieterkommission

Diese Kommissionen werden als Gremien verwaltet, die in ihren Ini-Dateien einen Bezug auf ihre Projekte haben. Beispiele:

GR123.1.ini

[Gremium]

Name=Planungskommission

Kurz=PlaKo

Nummer=123.1

Projekt=Neues Schulhaus

ProjektKurz=123_SH

GR123.2.ini

[Gremium]

Name=Finanzkommission

Kurz=Fiko

Nummer=123.2

Projekt=Neues Schulhaus

ProjektKurz=123_SH

Zum Aufruf der Gremien erschein sie im Fenster "Projekte":

123_SH Planungskommission

123_SH Finanzkommission

Die Nummer 123 ist die Nummer, unter der das Projekt generell geführt wird. Es gibt dann irgendwo einen Projektordner wie

...\Projekte\123 Neues Schulhaus

in dem sämtliche Dokumente zu diesem Projekt gespeichert werden. In ihm werden auch die Daten der Kommissionen in eigenen Ordnern verwaltet.

Es gibt dann Ordner

...\Projekte\123 Neues Schulhaus\ProMan\Planungskommission und

...\Projekte\123 Neues Schulhaus\ProMan\Finanzkommission

Diese werden als Pfade in den Ini-Dateien eingetragen.

Die Kommissionen werden beim Anwender mit Hilfe des Programms isys-GremienProjekte.exe eingerichtet.

Als Basis dient dient die Musterkommission mit der Ini-Datei "GR_M001.ini". Sie liegt auf dem zentralen Programm-Pfad. D.h. es gibt einen Ordner "ProMan", auf den alle Anwender zugreifen können, mit folgendem Inhalt:

...ProMan\isys\isys-Protokollmanager

...Proman\Musterkommission\ProRegdaten.mdb

...Proman\Musterkommission\Listen\

...Proman\Musterkommission\Vorlagen\

Dieser Ordner isys-Protokollmanager, auf den die "Config.Ini" in den Arbeitsstationen verweisen, enthält wie üblich die Programme und Ini-Dateien.

Sie enthält auch die Dateien z.B. "Version16.0.1.txt", "Inis 000-000-001.txt" sowie "isys-GremienProjekte.exe" und "pvDaten.txt".

Ähnlich wie über "Version16.0.1.txt" Programmupdates auf die verschiedenen Arbeitsstationen verteilt werden, dient die "Inis"- Datei zum automatischen Verteilen der Ini-Dateien. Die Datei "pvDaten.txt" ist wie eine Ini-Datei für "isys-GremienProjekte.exe".

Isys-GremienProjekte.exe"

Sie dient zum Einrichten der Kommissionen durch die Anwender.

Ihr Startfenster

Es éffnet sich das Fenster Kommission einrichten:

Man wählt eine muster-Kommission aus, deren Vorlagen und Listen kopiert werden sollen.

Nur in diesem Fenster erscheint auch die Musterkommission _M001, die beim Aufruf der Kommissionen für die Bearbeitung nicht erscheint.

Man sucht den Projektordner auf, gibt des Kommissionsnamen, ihren Kurznamen und Kommissionsuimmer ein. Die Kommissionsnummer wird zur Nummer der Ini-Datei.

Der Name des übergeordneten Projekts und dessen Kurzname erscheinen automatisch für die ausgewählte Musterkommission. man kann sie überschreiben.

Mit dem Schalter "Einrichten" wird das Programm gestartet. Es erzeugt im Projektordner den (Gremien-) Ordner der Kommission im Projektordner des übergeordneten Projekts. (Wenn dort noch kein Ordner "Proman/ProReg" vorhanden ist, wird der automatisch erstellt.) Von dem Musterordner werden die Listen und Vorlagen sowie die Datenbank ProRegdaten.mdb kopiert und dabei geleert.

Vorlagen für Kommissionen

Alle Vorlagen für Kommissionen enthalten Textmarken [Proj_Name] und [GR_Name] für den Namen des Projekts und die Kommission (=Gremium). In diese werden jeweils automatisch beim Aufruf die entsprechenden Namen eingesetzt.

Pendenzlisten und -übersichten

HK 7.1.2016

Pendenzlisten werden in den ACCESS-Formularen "Alle Pendenzen", "Aktuelle Pendenzen" und "Gefundene Pendenzen" aufgerufen und in Word (Protokoll.dot) erzeugt. Pendenzübersichten werden im Protokoll über "Pendenzen / Pendenzübersicht einfügen" aufgerufen und im Protokoll eingefügt.

Es gibt verschiedene Formen der Pendenzlisten mit verschiedenen Vorlagen. Ihr Einsatz wird über die Ini-Dateien gesteuert.

Unter [Pendenzlisten] kann spezifiziert werden:

Design=Pendliste oder Pendliste0 oder Pendliste2 oder PendlisteM oder PendlisteETH.

Wenn kein Design spezifiziert ist, wird eine normale Pendenzliste in einem neuen Dokument ohne Vorlage erzeugt. Diese Liste im Hochformat A4 hat zwei Zeilen mit fünf Spalten für jede Pendenz. Die voreingestellten Spaltenbreiten 1;2.1;7.9;3;2.5 können unter Spalten=... verändert werden.

Eine normale Pendenzübersicht im Protokoll hat den gleichen Aufbau. Ihre Spaltenbreiten können über [Pendenzübersicht] / Spalten= ... verändert werden.

Wenn unter [Pendenzlisten] / Design=... ein der obigen Designs angegeben wird, dann wird die Pendenzliste auf der Grundlage einer Vorlage mit gleichen Namen, also z.B. "Pendliste0" erstellt. Die entsprechende Vorlage, im Beispiel "Pendliste0.docx", liegt im Gremiums-Ordner "\Listen\".

Design=Pendliste0

Das Design Pendliste0 hat den gleichen Aufbau wie die Pendenzliste ohne Design. Die Vorlage kann kann aber gestaltet werden z.B. mit einem Logo der Installation o.ä. Die Titelzeile in der Vorlage kann ebenfalls angepasst werden - Spaltenbreiten, Spaltenüberschriften. Es bleiben aber fünf Spalten mit je zwei Zeilen pro Pendenz.

Design=Pendliste

Design=Pendliste erzeugt eine Liste im A4-Querformat mit einer Zeile und acht Spalten pro Pendenz. Auch diese Vorlage kann gestaltet und verädert werden. Der Grundaufbau mit acht Spalten muss aber erhalten werden, wobei die Spaltenbreiten verändert werden können.

Design=Pendliste2

Design=Pendliste2 erzeugt eine Liste im A4-Querformat mit einer Zeile und neun Spalten pro Pendenz. Auch diese Vorlage kann gestaltet und verändert werden. Der Grundaufbau mit neun Spalten muss aber erhalten werden, wobei die Spaltenbreiten verändert werden können.

Design=PendlisteM

hat den gleichen Aufbau wie Pendliste2. Sie hat nur aus historischen Gründen den für die Firma Marquart spezifischen Namen.

Die Vorlage PendlisteM.doc liegt nicht im allgemeinen Ordner "\Listen\", sondern nur beim Kundenordner unter "Installationen ProMan & ProReg".

Design=PendlisteETH

ist ganz speziell für die ETH konstruiert. Die Vorlage liegt nicht im allgemeinen Ordner "\Listen\", sondern nur beim Kundenordner unter "Installationen ProMan & ProReg".

Pendenzübersichten

Im Normalfall wird eine Pendenzübersicht an der aktuellen Cursor-Position wie oben beschrieben eingetragen. Mit Design=Pendliste2 oder PendlisteM kann an der Protokollvorlage ein neuer Abschnitt im Querformatmit einem Kopf wie in der Design-Vorlage angebracht werden. Dann wird die Übersicht dort erstellt.

Replizierbare ProRegDaten.mdb normalisieren

Man muss aus den Tabellen , die in der replizierten DB Daten enthalten, neue normale Tabellen machen und diese in eine neue leere DB eintragen und damit die dort leeren ersetzen.

Wie geht das?

Die replizierte Original-DB wird umbenannt in ProRegDatenOrg.mdb und geöffnet. In ihr sehen die Tabellen wie folgt aus:

Datei:Repl-Tabellen.jpg

Da nur die Tabellen übernommen werden müssen, die Daten enthalten, öffnet man alle Tabellen, um die relevanten zu ermitteln.

Erzeugen einer neuen normalen Tabelle mit dem Inhalt einer replizierten am Beispiel tRegister:

Unter "Erstellen" klickt man auf "Abfrageentwurf" und wählt nur die replizierte Tabelle auf, die bearbeitet werden soll. Mit Doppelklick auf alle Felder der Tabelle wird die Abfrage komplettiert (Felder mit komischen Repl_IDs werden – wenn vorhanden - dabei ausgelassen):

Datei:Abfrage.jpg

Unter Abfragetools / Entwurf klickt man auf "Tabelle erstellen". Im Fenster "Neue Tabelle erstellen" gibt man einen Namen für die neue Tabelle in der aktuellen Datenbank ein. (Man kann auch die neue Tabelle in einer anderen DB erstellen, doch dann muss man für jede weitere Tabelle den ganzen Pfad der DB eingeben!) Ich gebe als neuen Namen den alten ein und setze einfach ein a davor. Dann

Datei:NeueTabelle.jpg

Erscheinen alle neuen Tabellen vorn in der Liste und sind gut zu identifizieren. Unter "Abfragetools / Entwurf" klickt man auf "Ausführen", Und die neue Tabelle wird erstellt.

So werden auch die weiteren Tabellen behandelt – im Minimum noch tAllgemein und tGeschäft. Dann erhalten wir im Minimum folgende Tabellenliste:

Datei:Tabelle.jpg

Am Anfang erscheinen die neuen Tabellen. Die Datenbank ProRegDatenOrg.mdb wird geschlossen.

Einfügen der neuen Tabellen in eine leere Datenbank

Man öffnet eine neue leere Datenbank. Am besten eine ProRegDaten,mdb aus der Auslieferversion. Unter "Externe Daten" klickt man auf "ACCESS" , wählt die ProRegdatenOrg.mdb aus und wählt "Importieren Sie Tabellen …" aus. Im dann erscheinenden Fenster "Objekte importieren" klickt man auf die neuen Tabellen und fügt sie mit "OK" in die neue DB ein.

Datei:NeueTabellen.jpg

Umbenennen der neuen Tabellen

Mit Klick auf die rechte Maustaste nennt man die Tabellen einzeln um, d.h. man löscht einfach vorn das "a". Dann wird man gefragt, ob man mit dieser neuen Tabelle eine bestehende gleichen Namens ersetzen will. Das wird bestätigt, und man hat die neuen tabellen in der neuen Datenbank.

Einrichten der Beziehungen

Zum Einrichten der Beziehungen zwischen den wichtigstenTabellen, müssen die Felder RegID in tRegister, GeschID in tGeschäft und in tPendenz als Primärschlüssel definiert werden. Dazu öffnet man die entsprechende Tabelle in der Entwurfsansicht, markiert die ID und klickt auf "Primärschlüssel."

Unter "Datenbanktools" klickt man auf "Beziehungen" und erhält etwa folgendes Bild. Mit rechter Maustaste und "Tabellen anzeigen" kann man fehlende Tabellen aufrufen. Wenn eine der angezeigten Beziehungen fehlt, erstellt man die, indem man z.B. in tRegister auf die RegID klickt und sie mit gedrückter Maustaste mit RegID in tGeschäft verbindet.

Datei:Beziehungen.jpg

Mit rechtem Mausklick auf eine Verbindung kann man diese bearbeiten:

Datei:BezBearb.jpg

Hier setzt man die Häkchen bei "Mit referentieller Integrität" und bei "Löschweitergabe …", speichert mit "OK" und ist fertig.

Helmut Knoth 10.6.2016

Einladung - Übernahme der Formate aus dem Protokoll oder nicht

Beim Erstellen der Einladung werden die Formate in den Zellen der Traktandenzeilen in die Einladung übernommen, wenn die Formatvorlagen, die im Protokoll definiert sind, auch in der Vorlage der Einladung existieren. Sie können allerdings in beiden Dokumenten / Vorlagen verschieden definiert sein.

Beispiel:

Das Format "Traktandum" kann im Protokoll mit 11 Punkt und fett definiert sein. Wenn es in der Einladung, d.h. in der Vorlage der Einladung mit 12 Punkt und normal definiert ist, dann wird der Text aus dem Protokoll übernommen, aber mit 12 pt, normal formatiert.

Will man vermeiden, dass "komische" Formate aus dem Protokoll in die Einladung übernommen werden, dann muss man einfach diese "komischen" Formate aus der Einladungs-Vorlage löschen.

Helmut Knoth, 24.6.2016